المحاسبة هي ممارسة تسجيل جميع المعاملات التجارية مثل المبيعات والمصروفات لتتبع مقدار الأموال الواردة والصادرة من شركتك الناشئة.
لقد حانت اللحظة أخيرا وأصبحت جاهزا لإطلاق مشروعك التجاري. أنت وشريكك فقط تعملان من قبو منزلك في الوقت الحالي، لكنك تتوقع أن تستأجر مساحة مكتبية وتوظف بعض الأشخاص قريبا. ولكن حتى قبل أن تبيع منتجك أو خدمتك الأولى، تحتاج إلى فهم بعض أساسيات المحاسبة.
تعد المحاسبة ومسك الدفاتر أمرا ضروريا للصحة المالية للشركة الناشئة وبقائها. من خلال تتبع جميع المعاملات التجارية مثل المبيعات والمصروفات، ستعرف ما إذا كنت تكسب أو تخسر المال. ستساعدك المحاسبة على اتخاذ القرارات المتعلقة بالتوسع والتوظيف، والامتثال للوائح الضريبية، وتمنحك المصداقية مع المقرضين والمستثمرين المحتملين. تعرف على المزيد حول كيف يمكن للمحاسبة أن تساعد شركتك الناشئة على الازدهار مع تقليل مخاطر ارتكاب أخطاء مكلفة.
أساسيات المحاسبة للشركات الناشئة
- إنشاء خطة عمل
- اختر نوع العمل
- إنشاء حساب مصرفي تجاري وبطاقة ائتمان
- إعداد عملية الدفع
- اختيار طريقة محاسبة
- الاحتفاظ بدفتر يومية ودفتر حسابات
- إنشاء بيانات مالية
- إنشاء نظام كشوف المرتبات
من المفيد القيام ببعض الأمور أولا لضمان سير عمليات المحاسبة ومسك الدفاتر في شركتك الناشئة بسلاسة. وتشمل هذه الأمور:
1. إنشاء خطة عمل
خطة عملك هي وثيقة تحدد أهداف عملك واستراتيجيتك لتحقيقها. تتضمن الخطة عادة أبحاث السوق لمنتجك أو خدمتك، ومراجعة للمنافسة، وتوقعات الإيرادات والنمو والربحية. عادة ما يرغب المقرضون والمستثمرون في مراجعة خطة العمل قبل أن يقرروا التمويل.
2. اختر نوع العمل
يمكن أن يتراوح كيان عملك من ملكية فردية بسيطة إلى شركة معقدة (C corp) بناء على حجم عملياتك وعدد الموظفين والحاجة إلى رأس مال خارجي والحالة الضريبية المطلوبة. يمكن لمحاسب قانوني معتمد (CPA) تقديم المشورة بشأن نوع الكيان الأنسب لعملك. يجب عليك أيضا الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) من دائرة الإيرادات الداخلية، حيث ستحتاج إلى ذلك لفتح حساب مصرفي تجاري وإعداد كشوف المرتبات.
3. إنشاء حساب مصرفي تجاري وبطاقة ائتمان
افتح حسابا مصرفيا تجاريا وبطاقة ائتمان تجارية مخصصة للأعمال التجارية للحفاظ على أموالك الشخصية وأموال عملك منفصلة. هذا أمر بالغ الأهمية للحفاظ على حماية المسؤولية الشخصية التي توفرها بعض الهياكل التجارية - مثل الشركات ذات المسؤولية المحدودة - للمالكين. يمكن أن تفقد هذه الحماية إذا قمت بخلط الأموال - على سبيل المثال، عن طريق قبول مدفوعات العملاء من خلال حسابك الشخصي.
4. قم بإعداد عملية الدفع
ستحتاج إلى تحديد كيفية دفع العملاء: نقدا أو بشيكات أو بطاقة ائتمان أو بطاقة خصم أو عبر خدمات طرف ثالث. قد يتطلب ذلك إعداد حساب خدمات التاجر بالاقتران مع حسابك المصرفي التجاري.
5. اختر طريقة المحاسبة
لديك خياران: المحاسبة النقدية أو المحاسبة على أساس الاستحقاق. المحاسبة النقدية تعني تسجيل المعاملة فقط عند إجراء الدفع أو استلامه. قد تجد الشركات الصغيرة ذات العمليات البسيطة والمعاملات القليلة نسبيا أن هذه الطريقة مناسبة.
أما المحاسبة على أساس الاستحقاق فتعني تسجيل المعاملة في وقت البيع أو الشراء، حتى لو تم الدفع لاحقا. هذه الطريقة أكثر تعقيدا، لكن العديد من الشركات تستخدم طريقة الاستحقاق لأنها توفر صورة أوسع وأكثر دقة للوضع المالي للشركة. إن طريقة الاستحقاق مطلوبة بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة عموما (GAAP) للشركات التي تقدم البيانات المالية للجهات التنظيمية.
6. الاحتفاظ بدفتر اليومية ودفتر الأستاذ
دفتر اليومية المحاسبية هو قائمة متسلسلة زمنيا بمعاملات المنشأة التجارية، ودفتر الأستاذ يسجل كل معاملة مرتين - مرة كمدين ومرة أخرى كدائن - في نظام يسمى مسك الدفاتر المزدوج القيد. وهذا جزء أساسي من المحاسبة على أساس الاستحقاق وضروري لإعداد التقارير المالية.
قم بتسجيل جميع المعاملات المالية في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ الخاص بك، وقم بإجراء أرصدة تجريبية لدفتر الأستاذ الخاص بك بانتظام. تضمن الأرصدة التجريبية أن تكون دفاتر أعمالك متوازنة - أي أن مجموع المدينين يطابق مجموع الدائنين - وتساعدك على اكتشاف أي أخطاء وتصحيحها. تذكّر: إن حفظ السجلات بشكل متسق ودقيق أمر ضروري لمسك الدفاتر والمحاسبة في الشركات الناشئة.
7. إنشاء البيانات المالية
لتتبع الحالة المالية لشركتك بدقة، ستحتاج إلى ثلاثة بيانات مالية: الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية. ويعطي كل تقرير من هذه التقارير المالية صورة عن شركتك على النحو التالي:
- الميزانية العمومية. تعرف أيضا باسم بيان المركز المالي، وتسرد الميزانية العمومية جميع أصول شركتك (ما تملكه) على الجانب الأيسر، والخصوم (ما تدين به) وحقوق الملكية (ما تبقى للمالكين) على الجانب الأيمن. يجب أن تكون الأصول مساوية أو متوازنة مع الخصوم وحقوق الملكية.
- بيان الدخل. يتم تسجيل جميع المبيعات وجميع النفقات في بيان الدخل لفترة معينة، مثل ربع سنة أو سنة. الدخل ناقص المصروفات يساوي الربح أو صافي الدخل.
- بيان التدفقات النقدية. يتتبع بيان التدفق النقدي حركة النقد الوارد والصادر. يمكنك التحقق من هذه التدفقات مقابل بيان الدخل لمعرفة ما إذا كانت المعاملات الائتمانية، مثل المبيعات للعملاء والمشتريات من الموردين، متبوعة بمدفوعات. يمكن أن يكون التدفق النقدي المتأخر بمثابة تحذير للشركة لتعزيز جهود تحصيل مدفوعات العملاء.
8. إعداد نظام لكشوف المرتبات
حتى لو كان لديك عدد قليل من الموظفين أو تستخدم متعاقدين مستقلين، ستحتاج إلى نظام كشوف المرتبات لتتبع أجور الموظفين، وتسديد المدفوعات للمقاولين، وحجب الضرائب الفيدرالية والمحلية وضرائب الرواتب وتحويلها. تتضمن كشوف المرتبات أيضاً إصدار النماذج الضريبية مثل W2s و1099s للموظفين والمتعاقدين. يعد وجود نظام لكشوف المرتبات أمرا ضروريا للامتثال الضريبي وتجنب العقوبات على الهفوات.
نصائح للمحاسبة الناجحة للشركات الناشئة
- إنشاء ميزانية
- راقب تدفقاتك النقدية
- تعرف على التزاماتك الضريبية
- الأتمتة
- توظيف محاسب أو كاتب حسابات
هناك ثروة من المؤلفات التي تقترح أفضل الممارسات للمحاسبة للشركات الناشئة والشركات الصغيرة. إليك بعض النصائح لرواد الأعمال الذين هم على وشك الانطلاق:
إنشاء ميزانية
كجزء من خطة عملك، قم بإنشاء ميزانية مع توقعات واقعية للإيرادات والنفقات. يمكنك مقارنة النتائج الفعلية مقابل ميزانيتك لفهم أين تحتاج إلى إجراء تعديلات مثل تخفيض التكاليف، ويمكن أن يساعدك ذلك على تحسين دقة التوقعات المستقبلية.
راقب تدفقاتك النقدية
التدفق النقدي هو شريان الحياة لشركتك الناشئة. راقبها عن كثب، خاصة التدفق النقدي من العمليات. يجب أن تحافظ على توافقها مع إيراداتك ونفقاتك؛ على سبيل المثال، إذا كانت مدفوعات العملاء متأخرة عن الإيرادات المبلغ عنها، فقد تواجه أزمة نقدية تعرض السلامة المالية لشركتك للخطر. من المهم أن تبقى على رأس الفواتير المستحقة لمدفوعات العملاء، حتى تتمكن من دفع فواتير عملك في الوقت المحدد. لتعزيز التدفق النقدي، فكّر في منح عملائك وقتاً أقل للدفع لك واطلب من الموردين مزيدا من الوقت للدفع.
تعرف على التزاماتك الضريبية
ابحث عن التزامات شركتك فيما يتعلق بضرائب الموظفين المقتطعة وضرائب المبيعات والتحويلات إلى السلطات الضريبية المختصة. افهم متطلبات ضرائب دخل الأعمال أو ضرائب الدخل الشخصي للمالكين الوحيدين والشركاء، الذين يبلغون عن دخل الأعمال في إقراراتهم الشخصية. عادةً ما تطلب السلطات الضريبية الفيدرالية والمحلية من الشركات الاحتفاظ بجميع السجلات المالية - بما في ذلك إجمالي إيصالات الدخل وإيصالات النفقات والبيانات المصرفية - لمدة ثلاث سنوات على الأقل.
الأتمتة
يمكن لبرامج المحاسبة وبرامج مسك الدفاتر - مثل QuickBooks وWave وXero وFreshBooks - توفير الوقت والجهد والمساعدة في تقليل الأخطاء في تقاريرك المالية. تتضمن بعض برامج المحاسبة وظائف مثل المسح الضوئي ورقمنة السجلات الورقية، وفواتير العملاء، وفواتير الموردين، ومراقبة المخزون، وتنفيذ الطلبات، ومطابقة سجلاتك الداخلية مع الحساب المصرفي لشركتك.
استعن بمحاسب أو كاتب حسابات
بمجرد أن يبدأ عملك التجاري في العمل، مع وجود موظفين وعملاء وموردين، بالإضافة إلى أنواع مختلفة من المعاملات، قد لا تكون برامج المحاسبة ومسك الدفاتر وحدها كافية. قد تحتاج إلى محاسب أو كاتب حسابات للمحافظة على أموالك بشكل مستقيم. قم بموازنة الحاجة إلى خدمات المحاسبة الخارجية مقابل تكلفة توظيف محاسب أو كاتب حسابات.
الأسئلة الشائعة حول محاسبة الشركات الناشئة
هل أحتاج إلى محاسب لشركتي الناشئة؟
يعتمد ذلك إلى حد كبير على حجم وتعقيد شركتك الناشئة. إذا كنت المالك الوحيد المشغل ولديك عدد قليل من العملاء وعدد قليل من المعاملات المالية، فقد تكون على ما يرام مع المحاسبة الخاصة بك، ربما بمساعدة برنامج مسك الدفاتر والمحاسبة. أما إذا كانت شركتك الناشئة أكبر، مع وجود موظفين بدوام كامل، وقائمة عملاء طويلة، وموردين متعددين، ومجموعة من معاملات البيع والشراء، فقد تحتاج إلى محاسب.
هل يجب أن أتحدث إلى محاسب قانوني معتمد قبل بدء العمل التجاري؟
قد تجد أنه من المفيد استشارة محاسب قانوني معتمد (CPA) في البداية؛ حيث يمكنه مساعدتك في تأسيس شركتك الناشئة بشكل صحيح من خلال حساب مصرفي وحساب ائتماني ورقم معرف ضريبي لصاحب العمل ونظام الرواتب، من بين أمور أخرى. يمكن أن تساعدك أوراق اعتماد المحاسب القانوني المعتمد ومعرفته وخبرته على تجنب الأخطاء التي قد تضر بالسلامة المالية لشركتك الناشئة.
كيف يمكنني إنشاء ميزانية عمومية لشركتي؟
يمكنك القيام بذلك بالطريقة القديمة، على الورق، على الرغم من أن معظم الشركات في هذه الأيام تستخدم برامج المحاسبة لإعداد بياناتها المالية. يتم سرد أصول شركتك الناشئة - مثل النقد والمعدات والإمدادات والمخزون والبنود المدفوعة مسبقا مثل التأمين وقيمة أي ممتلكات - على الجانب الأيسر من الميزانية العمومية، بينما يتم سرد الخصوم مثل القروض وديون بطاقات الائتمان والمدفوعات المستحقة للموردين على الجانب الأيمن. تمثل حقوق الملكية - أو الأصول مطروحا منها الخصوم - ملكيتك أو صافي قيمة عملك.